怎么策劃會(huì)議方案?下面就由小編給大家講講吧，希望對(duì)大家有幫助。
一、引入案例
能干的王秘書(shū)，嘉慶公司是一家知名企業(yè)，一直領(lǐng)導(dǎo)著打印及成像領(lǐng)域的技術(shù)和市場(chǎng)的發(fā)展，并在以拄的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得了驕人的戰(zhàn)果;這次司準(zhǔn)備召開(kāi)一次科技成果匯報(bào)會(huì)，擬定出席人員約30人，會(huì)期3天。公司辦公室將策劃會(huì)議方案的任務(wù)交給了小王秘書(shū)，小王秘書(shū)經(jīng)過(guò)深思熟慮，拿出了一份完整具體、可操作的策劃方案，辦-/A`室主任看后對(duì)小王秘書(shū)大加贊賞。
問(wèn)題:
1.知果你是小王秘書(shū)，會(huì)怎樣策劃這次會(huì)議呢?
2.會(huì)議策劃方案包括哪些內(nèi)容?
3.怎樣擬寫(xiě)會(huì)議策劃方案?
(一)會(huì)議策劃方案的內(nèi)容
會(huì)議策劃方案是會(huì)議活動(dòng)各項(xiàng)策劃意圖的書(shū)面形態(tài)，是會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖和指示制定的詳細(xì)周密的書(shū)面方案。它是會(huì)議籌備工作的依據(jù)，是會(huì)議籌備工作有序進(jìn)行的保障。會(huì)議策劃方案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者審核批準(zhǔn)后由會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)具體實(shí)施。
會(huì)議策劃方案主要包括會(huì)議概要(會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員等)、會(huì)議日程及相關(guān)事務(wù)、會(huì)議預(yù)算以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。
1.會(huì)議概要
在會(huì)議概要部分，要確定會(huì)議主題。速記會(huì)議主題應(yīng)該與會(huì)議目標(biāo)一致，同時(shí)具有號(hào)召力，能夠引起注意力和共鳴，比如區(qū)域合作會(huì)議可以“展望未來(lái)”作為主題，公司年會(huì)可以“營(yíng)銷整合提升績(jī)效”為主題。又如TCL王牌高頻電子有限公司召開(kāi)的中期銷售會(huì)議，就以“認(rèn)清形勢(shì)、轉(zhuǎn)變觀念、提高品質(zhì)、保障效益”為中心議題。為讓主題更加生動(dòng)形象及深人人心，可以通過(guò)圖形標(biāo)志來(lái)表達(dá)主題，表現(xiàn)“展望未來(lái)”的標(biāo)志可以是未來(lái)風(fēng)格的設(shè)計(jì)，“營(yíng)銷整合”的主題可以用“涓涓細(xì)流，匯成奔騰的河流”之類的圖形表示。當(dāng)然，也可以用會(huì)議主題的字母縮寫(xiě)作為會(huì)議標(biāo)志。
在會(huì)議策劃方案中還應(yīng)寫(xiě)明具體的召開(kāi)時(shí)間、召開(kāi)地點(diǎn)。如果會(huì)場(chǎng)有多個(gè)，也應(yīng)一一注明。同時(shí)，最好寫(xiě)明所設(shè)立的會(huì)議組織機(jī)構(gòu)，如主席團(tuán)、秘書(shū)組、宣傳組、會(huì)務(wù)組和保衛(wèi)組等。并且還應(yīng)確定各組的負(fù)責(zé)人，分別負(fù)責(zé)落實(shí)各項(xiàng)會(huì)議工作。
如果對(duì)會(huì)議所需設(shè)備有特殊要求，還應(yīng)在策劃方案中寫(xiě)明品種、規(guī)格和具體要求。
2.會(huì)議日程及相關(guān)事務(wù)
會(huì)議日程是會(huì)議方案的主體部分。這里要考慮的是與會(huì)者的到達(dá)和離開(kāi)時(shí)間、每一時(shí)段的活動(dòng)安排、會(huì)議主題內(nèi)容、活動(dòng)地點(diǎn)等，除正式會(huì)議議程外，括與會(huì)者用餐、參觀、娛樂(lè)和中間休息等，都需要盡可能詳盡準(zhǔn)確的考慮禾安排。此外，開(kāi)幕式和閉幕式是需要重點(diǎn)考慮的環(huán)節(jié)。湖南速記會(huì)議日程經(jīng)常是一侶由時(shí)間和事件組成的表格，但是很多會(huì)議重要事項(xiàng)，不能在日程表中詳細(xì)扒舉，因此，對(duì)于會(huì)議策劃人員來(lái)說(shuō)，一份詳盡的包含了會(huì)議從策劃、實(shí)施到評(píng)倪反饋每一個(gè)環(huán)節(jié)的'相關(guān)事務(wù)列表是必需的。這實(shí)際上是會(huì)議組織的一份藍(lán)自，如果能夠按圖索驥，會(huì)議自然能夠組織得井井有條，達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。
3.會(huì)議預(yù)算以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)
會(huì)議預(yù)算要從實(shí)際出發(fā)，預(yù)算會(huì)議所需的交通費(fèi)用、餐宿費(fèi)、場(chǎng)地租用費(fèi)-A柳格魁笠一此閡寧古出.涌常潭照“節(jié)約、高效”的會(huì)議原則操作。
會(huì)議方案例文：
一、會(huì)議主題：生態(tài)保護(hù)與旅游發(fā)展國(guó)際研討會(huì)
二、會(huì)議時(shí)間：20xx年5月6日—9日
三、會(huì)議地點(diǎn)：柳州麗晶大酒店xx廳
四、參加會(huì)議人員：中國(guó)聯(lián)合國(guó)教科文組織全國(guó)委員會(huì)、中國(guó)廣西世界歷史文化名城博覽會(huì)組委會(huì)，柳州市旅游局、柳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣西文化廳、廣西旅游局等單位及我國(guó)該領(lǐng)域內(nèi)的著名學(xué)者、專家、業(yè)界精英和旅游等相關(guān)政府部門的領(lǐng)導(dǎo)及各大傳媒記者
五、會(huì)議前需準(zhǔn)備的工具用品：
橫幅1條
鮮花盆栽10盆
桌子U型1個(gè)
長(zhǎng)形20桌(5位/1桌)
椅子120張
席位牌35張
便箋120份
筆120支
茶杯120個(gè)
礦泉水120瓶
話筒
小蜜蜂35個(gè)
移動(dòng)話筒6個(gè)
多媒體、音響設(shè)備
記者席椅子20把
六、布置會(huì)場(chǎng)：
1. 在酒店會(huì)展中心門口擺放歡迎牌、指示牌，并鋪紅地毯從會(huì)展門口到會(huì)展廳
2. 把印有“生態(tài)保護(hù)與旅游發(fā)展國(guó)際研討會(huì)”的橫幅掛在席幕上方
3. 在會(huì)議廳中間放一張“馬蹄”形桌，擺放椅子，在桌子的后面空地?cái)[好媒體記者席
4. 在桌子中間漏空處擺放適當(dāng)?shù)娜f(wàn)年青盆栽，桌面上擺放便箋、會(huì)議相關(guān)資料，席位牌放在椅子正對(duì)面的相應(yīng)位置，筆擺在便箋的上面，茶杯擺在便箋右上方，小蜜蜂擺在便簽左上方與茶杯平行放置
5. 在會(huì)議廳四個(gè)角落擺上月季、棕櫚盆栽
6. 調(diào)節(jié)好燈光、音箱、攝影機(jī)、控制好冷暖氣
7. 全面的檢查一下會(huì)議現(xiàn)象，看是否有東西漏擺
七、服務(wù)流程：
5號(hào)：
1. 專人負(fù)責(zé)接機(jī)
2. 酒店領(lǐng)導(dǎo)到酒店門口迎接，警務(wù)人員各自站好各自的崗位
3. 前廳部安排好房間，記住房號(hào)，發(fā)放房卡，房間水果等服務(wù)，餐飲部安排就餐
6號(hào)：
1. 酒店為客人安排早餐 (7：30)
2. 8：40 簽到并引領(lǐng)客人進(jìn)入會(huì)場(chǎng)
3. 在會(huì)展門口安排3名禮儀人員引領(lǐng)客人及記者媒體
4. 保安人員要做好人員檢查，以防外人進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，保證會(huì)議正常進(jìn)行
5. 9:00會(huì)議正式開(kāi)始
6. 11:30安排午餐
7. 13:30繼續(xù)開(kāi)會(huì)
8. 15：30-16:00安排茶歇
9. 17:30會(huì)議結(jié)束
10. 18:00安排晚餐
7號(hào)，8號(hào)，9號(hào)大致相同
八、會(huì)議服務(wù)：
安排4個(gè)服務(wù)員在會(huì)展中心進(jìn)行服務(wù)，每人分別站會(huì)場(chǎng)的四個(gè)角落，以便進(jìn)行隨時(shí)服務(wù)。會(huì)議經(jīng)理、會(huì)議主管等領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，服務(wù)員要注意觀察會(huì)場(chǎng)，提供及時(shí)服務(wù)，如有事必須離開(kāi)，必須找人替崗，保證會(huì)議有人值班，服務(wù)員精神要集中，保持會(huì)場(chǎng)安靜，注意室內(nèi)溫度，合理調(diào)節(jié)空調(diào)，茶水服務(wù)在會(huì)議開(kāi)始前5分鐘泡好，并準(zhǔn)備足夠的熱水，設(shè)備組和保安組各自站好自己的崗位
九、茶歇服務(wù)：
會(huì)議休息開(kāi)始前5分鐘，將各種飲品、茶品、用具準(zhǔn)備齊全，人員做好服務(wù)準(zhǔn)備，茶歇結(jié)束時(shí)整理餐臺(tái)，恢復(fù)原貌，撤走并送洗餐具，會(huì)議繼續(xù)并繼續(xù)提供服務(wù)員，保持會(huì)議的繼續(xù)進(jìn)行
十、會(huì)后收尾：
1. 會(huì)議結(jié)束將所有門打開(kāi)，禮貌送客，并引領(lǐng)到餐廳就餐
2. 賓客全部離場(chǎng)后，檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)客人遺漏物品，如有須及時(shí)歸還
3. 清掃衛(wèi)生，回收可利用的物品，分類歸位，桌椅歸位，撤下會(huì)議所有設(shè)施設(shè)備用品
4. 清洗會(huì)議用杯，分類整齊擺放
5. 檢查安全隱患，清理工作間衛(wèi)生，確保無(wú)誤后，關(guān)閉所有燈光、空調(diào)，撤出鎖門
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