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會議接待方案流程

2020-11-29 會議方案

  會議接待方案有什么流程?那么,下面就隨CN人才公文網小編一起來看看吧。

  會前服務

  1. 與會議主辦方者洽談;

  2. 向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價;

  3. 邀請會議主辦方實地考察會議將舉辦的會場所;

  4. 與會議主辦方者確定會議接待方案;

  5. 與會議主辦方簽訂會議接待準合同;

  6. 確認會議主辦方者預付定金事宜;

  7. 在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及接待手冊;

  8. 準備會議資料(含代邀請相關領導,新聞煤體,新聞通稿,接待資料,會議配套的商務服務及公關禮儀,翻譯,通訊及秘書服務)。

  會中服務

  1. 機場,碼頭,車站,專人(禮儀)專車分批分時段按要求接站;

  2.會議現場,會議秘書分發(fā)會議資料,來客接待,房卡發(fā)放;

  3.會議秘書協助會場布置及場地的會務服務;

  4. 會議秘書在會議接待(報道處)協助會務確認和分放房間;

  5. 確認用餐時間,菜單,標準,形式,酒水及主次桌和其他服務系統安排工作(酒店安排,水果分配,酒店服務員人手的到位)

  6.提前確認代表(客戶)的娛樂項目,娛樂場所及消費和付款方式。

  7.確認該主辦方為會議代表提供的旅游考察的吃,住,行,游,購,娛樂和安排事宜(日程安排,房,餐,車,導游等細節(jié)安排)

  8.確認并保障會議期間會場防盜,消防等酒店設施安全工作;

  9.確認特殊客人(含領導,少樹民族代表,VIP,殘障及家屬安排)

  10.協助會議期間的交通工具的`安排,合理調車;

  11. 代辦會議代表返程票務和其他代辦的安排(如會后特別特殊出游)。

  會后安排

  1.會務服務的總結,評估,會議代表的意義,對安排的反饋以及領導的建議和評價,及時的處理和改進有關工作;

  2.會議留影,會議資料,領導講稿,代表發(fā)言稿,新聞報道資料的匯總結書及印刷代表通訊錄;

  3.與酒店方核對其他的消費費用,與會議主辦方費用結算,然后與酒店總消費的結帳,處理發(fā)票等財務工作;

  4.歡送代表工作(對有關領導贈送小紀念品)跟蹤服務,迎合下次的合作。

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