如何設計會議籌備方案

2020-10-17 會議方案

　　如何設計會議籌備方案?下面就由CN人才網小編給大家講講吧，希望對大家有幫助。

　　l任務描述：

　　xx總公司是一家大型企業。其下屬xx分公司年前推出了一款新產品。十月，xx分公司擬召開新產品推介會。分公司辦公室具體負責會議籌備等會議前期準備工作。

　　訓練目標：

　　能擬寫出內容齊備、結構完整、考量周全、可操作性強的會議籌備方案(含議程表、日程表、經費預算等內容)

　　l會議籌備方案的寫作結構和內容

　　xx總公司xx分公司××新產品推介會議籌備方案

　　一、前言

　　說明會議召開的背景、目的和意義。

　　二、會議名稱

　　xx總公司xx分公司××新產品推介會議

　　三、會議召開的時間、地點

　　自擬

　　四、會議主題

　　用動賓結構句式概括說明(兩句)

　　五、會議規模

　　人數

　　六、會議議程

　　會議議題的程序化(表格)

　　七、會議日程

　　將會議的全部內容(包括參觀和文娛活動)分解安排在會期幾天的各單xx(如分上午、下午、晚上)或時數(幾點至幾點)內，以簡短的文字表達，制成表格。可以附表形式列后。

　　八、會議籌備分工

　　一般作如下分工：秘書組、接待組、宣傳組、后勤組、保衛組等。

　　確定小組負責人，組員，工作職責，工作任務落實到人。

　　九、會議經費預算

　　會議經費開支的主要項目——文件資料費、郵電通訊費、會議場所租用費、會議辦公費、會議宣傳交際費、會議住宿補貼費、會議伙食補貼、會議交通費、會議期間各項活動的開支(如車輛租用)、其它費用(不可預計費用)。

　　可以表格形式列出。

　　審核的方式——將部分費用的.細目表一并上交;對經費把關。

　　十、落款

　　制發部門、日期

　　l 具體實施：

　　收集會議召開的相關信息，在計算機上擬寫該會議籌備方案。

　　示范文本

　　xx公司xx分公司TMD型手機推介會議籌備方案

　　為了滿足廣大客戶的需求，xx公司xx分公司研發了適應90后消費群體TMD型手機。為了讓產品順利進入市場，增大銷量，特舉辦TMD型手機推介會議，現擬定會議籌備方案如下：

　　一、會議名稱

　　xx科技發展有限公司xx分公司TMD型手機推介會

　　二、會議召開時間、地點

　　時間：xxx0年11月11日—12日，會期二天

　　地點：xx通程大酒店

　　三、會議主題

　　推介產品，擴大影響，增加銷量，占領市場

　　四、會議規模

　　參會人員為全國各地分銷商(經銷商和代理商)共180人

　　五、會議議程

　　1、xx公司xx分公司鄧曉總經理致辭

　　2、xx公司xx分公司分管銷售的王虹副經理宣讀2009年優秀銷售商名單

　　3、優秀銷售商代表發言交流經驗

　　4、xx公司xx分公司產研部劉曉紅部長介紹新產品

　　5、xx公司總公司分管銷售的鄧小商副經理就各地資源分配及客戶優惠政策講話

　　6、xx公司總公司李總經理為現場訂貨會致辭

　　7、現場簽訂合同

　　六、會議日程

　　詳見附表1：《xx公司xx分公司TMD型手機推介會日程安排》

　　七、會議籌備分工

　　(一)會務組

　　小組負責人：張xx

　　小組成員：王xx 何xx

　　職責：

　　1、制發會議通知;

　　2、準備會議文件：領導(李總經理、李總經理)致辭，優秀銷售商名單，優秀銷售商代表經驗介紹材料，劉xx部長介紹新產品發言稿，李副經理發言稿，訂貨合同，會議日程表，會議須知;

　　3、制發會議證件：來賓證，記者證，工作人員證。

　　4、撰寫新聞文稿，經領導審定后，向媒體發送。

　　(二)后勤接待組

　　小組負責人：劉xx

　　小組成員：周xx 何xx

　　職責：

　　1、會前接站。

　　2、報到時簽到，預收會務費，來賓住宿與就餐安排，會議證件發放。

　　3、會議入場時的簽到。

　　4、會議有關文件的裝袋與發放。

　　5、會間交通安排。

　　6、會間醫療衛生工作。

　　7、會務費的結算。

　　8、代為與會者訂返程機票，車票。

　　9、會后送站。

　　(三)宣傳保衛組

　　小組負責人：李xx

　　小組成員：陳xx

　　職責：

　　1、準備會議用品，布置主體會場與產品展覽廳

　　2、聯系xx各大媒體，邀請各大媒體記者出席

　　3、做好會間的安全保衛工作

　　4、清理會場，保管可再次使用的會議用品

　　八、經費預算

　　詳見附表2：《會議經費預算明細表》

　　xx科技發展有限公司xx分公司辦公室

　　二○xx年十一月一日

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