道歉信是因工作失誤，引進對方的不快，以表示陪禮道歉，消除曲解，增進友誼和信賴的信函。
格式：
1、稱謂。
2、正文：誠懇說明造成對方不快的原因；表示歉意，請予以理解、見諒。
3、署名、日期。
范例：
尊敬的XX先生小姐：
您本月X日在我酒店就餐，本店對此表示十分的感謝，由于本酒店工作的`XX給您帶來了不便，表示歉意，我們會認真的檢討，并對您提出的要求予以開會研究，我們會在第一時間給您一個滿意的答復，也希望您能配合我們和諒解我們。再一次向您表示最誠摯的歉意。
XX酒店XX經理XX
XX月XX日
注意事項：
1、事情原委要解釋清楚。說明情況與理由，實事求是，簡明扼要。
2、態度誠懇。用詞委婉，語氣溫和，得體。
3、請把握寫道歉信的幾個原則，譬如，口氣誠懇，說明清楚為何你覺得要道歉？以及日后你希望怎樣補救？不要忘了兩個要件：“檢討自己”和“感謝對方”