表揚信通常由標題、抬頭、正文、結尾和落款五部分構成。 其基本格式如下：
(一)標題
一般而言，表揚信標題單獨由文種名稱“表揚信”組成。位置在第一行正中。
(二)稱謂
表揚信的稱呼應在開頭頂格寫上被表揚的機關、單位、團體或個人的名稱、姓名。寫給個人 的表揚信，應在姓名之后加上“同志”、“先生”等字樣，后邊加冒號。若直接張貼到某機 關、單位、團體的表揚信，開頭可不必再寫受文單位。
(三)正文
正文的內容要另起一行，空兩格寫。一般要求寫出下列內容。
1、交代表揚的理由
用概括敘述的.語言，重點敘述人物事跡的發生、發展、結果及其意義。敘述要清楚，要突出 最本質的方面，要讓實事說話，少講空道理。
2、指出行為的意義
在敘事的基礎上進行評價、議論，贊頌該人所作所為的道德意義。如指出這種行為屬于哪種 好思想，好風尚，好品德。
(四)結尾
該部分要提出對對方的表揚，或者向對方的單位提出建議，希望對某某某給予表揚。如“某 某某同志的優秀品德值得大家學習，建議予以表揚。”寫給本人的表揚信，則應適當談些“ 深受感動”、“值得我們學習”等方面的內容。并要求在結尾處寫上“此致敬禮”等結束用 語。但“此致”、“祝”、“謹表”、“向你”等字寫在末尾，其余的字，要另起一行，頂 格寫。
(五)落款
落款應寫明發文單位名稱或個人姓名。并在右下方注明成文日期。
范文
拾金不昧，助人為樂一直是中華民族的傳統美德，作為****學校的我們更是要樹立良好的形象，從我做起，從身邊的小事做起，把這一寶貴精神傳承下去。在這方面，我校二年級六班的師生給全校師生作了表率。***班生活委員在去生活部為同學們的飯卡充值途中不慎丟失600元錢，班主任和全體同學都很著急，多次尋找后都失望而返，直到在小學德育部的幫助下得知我校二年級六班的秦志梅老師和本班的焦楠同學撿到錢后及時交到了德育部，大家懸著的心才放下來。這種拾金不昧、舍己利人的高尚品質讓每個人感動，也同時驗證了我們濰坊外國語學校全體師生的文明素質。在此希望我們全體同學一定會把拾金不昧助人為樂這種高風亮節的精神發揚光大，為社會做出榜樣，為外國語學校爭光!
**班全體師生
****年**月
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