合同專項檢查自查報告

2024-09-26 報告

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　　為貫徹執行《南京市xx集團系統企業合同管理及履行情況專項檢查方案》的要求，集團法務部于20xx年3月26日對xx集團的合同管理及履行情況進行了專項檢查，現將有關檢查工作通報如下：

　　一、檢查情況：

　　根據xx集團提交的自查報告及現場檢查，xx集團合同整體概況如下：

　　1、合同管理制度及流程規范情況

　　xx集團自20xx年根據集團要求先后制定《合同管理規定》、《外聘法律顧問管理規定》、《法律事務管理規定》、《法務專員管理規定》等制度。合同管理嚴格按照合同評審程序，法務人員參與評審，重要合同律師審核，分管領導、法定代表人逐級審批，合同簽訂流程操作比較規范。

　　2、合同簽訂履行情況

　　20xx年至20xx年xx集團合同簽訂履行情況如下表：

　　3、合同履行風險防范情況

　　xx集團對合同履行的風險防范主要是由資產部牽頭，法務專員及財務處配合對重要的、金額較大的合同進行監控，建立了預警機制，遇有經過三次催告仍然不按照合同規定履行的合同立即邀請法律顧問介入，為訴訟工作做好準備。合同非正常履行由業務部門、法務專員、常年法律顧問積極應對，參與訴訟或仲裁活動并上報集團。

　　4、合同管理情況

　　xx集團法務專員對合同臺賬及合同檔案管理比較清晰詳細。

　　二、存在問題

　　xx集團在合同管理整體上比較的規范有效，合同履行比較正常，但在現場檢查的過程中，發現在合同簽訂履行方面

　　還存在以下四點問題：

　　1、合同中授權代理人簽字時沒有授權委托書；

　　2、法律顧問的法律書面意見比較少；

　　3、合同相對方的資質審查比較少；

　　4、重大項目合同中缺少合同談判記錄、紀要、備忘錄等相關資料；

　　5、合同履行過程中缺乏承辦人常態跟蹤機制；

　　三、完善建議

　　針對xx集團存在的上述問題，為了更好的完善xx集團的合同管理及法律風險防范，集團法務部結合xx集團實際情況提出以下幾點完善建議：

　　1、在檔案管理方面，建議xx集團對上報集團的合同檔案與常規合同檔案分開歸檔，便于統計查詢；

　　2、在合同臺賬方面，建議xx集團的法務專員定期及時更新合同臺賬，尤其是在履行情況方面進行及時更新；

　　3、合同簽訂方面，建議xx集團對授權代理人簽字的合同進行書面的授權，并將授權委托書作為合同的附件留存檔案；

　　4、對不需要法律顧問出具書面意見的部分合同，建議xx集團的法務專員留存律師修改合同的電子版或相關郵件等；

　　5、在重大項目的合同簽訂過程中，建議xx集團法務專員與律師共同參與，同時將合同談判記錄、紀要、備忘錄等相關材料留存合同檔案；

　　6、合同簽訂前，建議xx集團對首次合作的合同相對方的資質，履約能力進行深度的審查，其相關資質證明作為合同附件留存檔案；

　　7、針對合同履行過程中缺乏承辦人常態跟蹤機制的問題，建議xx集團明確合同承辦人在合同履行過程中的職責，加強對其考核管理，形成常態跟蹤機制。

　　以上是針對xx集團的合同管理及履行情況的全面梳理，其中針對檢查過程中發現的問題，集團法務部根據實際情況提出相應的完善建議，希望通過此次專項檢查，xx集團能認真落實集團法務部提出的完善建議，以便更好的建立健全合同管理制度，防范合同履行方面的法律風險。集團法務部后續將會繼續跟蹤xx集團實際落實情況。

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