如何把握報告的時限

2024-10-19

如何把握報告的時限

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　　眾所周知，演講既不是連續說話永不休止的純耐力角逐，也不是上臺鞠個躬后就飄然而去的黑色幽默，而是在一定時間范圍內進行的信息傳播活動，這就涉及到了演講的時限問題。在人人都信奉時間就金錢、時間就是效率、時間就是生命的今天，我們不妨就這個似乎不成問題的問題做一下探討。

　　一、演講的特定目的和內容是決定演講時限的本質因素

　　任何演講都有其特定的目的和內容，人們據此一般把演講分為公務報告、學術研討、社交禮儀、專業比賽等多種類型。各種類型的演講對時限的要求也就不盡相同：

　　人為限制。比如比賽性演講，”比賽”就是在特定的目的下，機關、單位或者團體、組織為了考核和評價人才素質而集中組織多人參加的演講活動。為了防止參賽者因信口開河而浪費時間，一般都有”三至五分鐘”這樣的明確要求，參賽者雖或多或少有”戴著鐐銬跳舞”的感覺，但不得不按這個特定的時限要求精心準備。一旦出現超時現象，就會削弱演講效果從而導致”失分”。又如在一些國家的公眾性發言場合，為了防止一些”雄辯家”漫無目的的長篇大論，還采取手拿冰塊、打鈴警告、單腿站立這樣一些”新奇”的辦法，這也是人為限制演講時間的表現。

　　非短不可。如社交禮儀類中的歡迎辭、賀辭等，主要講究規范性、程式性和禮儀性，大都必須在較短的時間內完成，如果冗長羅嗦，就會顯得”失禮”而貽笑大方。比如在文藝晚會上，觀眾對精彩節目望眼欲穿，此時若有不識時務的領導或”貴賓”手執話筒就老掉牙的所謂”意義”嘮叨個不休，一定會引得噓聲四起，從而影響了演講的效果。

　　非長不可。比如學術研討類的演講，一般是就某一門類專業知識進行說明和論證，講法語理論性、邏輯性和科學性，要求把所講述的觀點和所使用的材料、數據準確無誤地傳達給聽眾，演講者如果急于求成，一味求”簡”，就會降低演講本身的學術價值。據載，古希臘的一位國王曾要求歐幾里德用最經濟、最簡潔的語言把幾何原理講清楚，盡管歐幾里德盡了最大的努力，國王還是不能聽懂，歐幾里德只好坦率地說：”陛下，鄉下有兩種道路，一條是供皇家走的坦途，一條是供老百姓走的坎坷小路，但是在幾何學里，大家只能走同一道路。走向科學，是沒什么皇家大道的。”由此可見，這類演講是不能用幾句話就說得清的。

　　以上說的是演講的特定目的和內容是決定演講時限的本質因素，但是演講的目的和內容一旦確定，是否就意味著演講時限被徹底”定格”了呢？實踐證明，演講者還可以根據聽眾和環境的變化在演講過程中隨機應變地調整演講內容和演講時限。這就涉及到了演講時限的”機變”藝術。

　　二、演講時限的機變處理

　　任何演講都既是演講者與聽眾之間直接的信息傳播過程，又是在特定的環境里進行的社交活動。一般而言，盡管演講者在演講前都有較為充分的準備，但由于受演講中主觀和客觀諸方面因素的影響，難免會發生一些出乎意料的事。在這種情況下，演講者就應酌情予以機變處理，調整內容和時限就是一種重要方式，而調整內容和時限通常有兩種情況：

　　壓縮內容、縮短時限。有關這方面的范例屢見不鮮，如湖南的廖旭坤同志在《使我演講成功的三個字：奇、短、謙》（見《演講與口才》1999年第10期）一文中所談的經驗即是一例，文中說：演講者被指定在進修班舉辦的經驗交流會上發言，由于許多學員要在下午返回家里過”雙休日”，加上前面絕大部分發言者占用了大量時間，致使”臺下的學員一見到大把大把的稿子就心煩，聽不下去，嘰嘰喳喳、指指點點”。在這種情況下，演講者機變處理，”把僅有兩千多字的稿子再刪去了三之一”，”用約5分鐘的時間講完”。這種隨機應變地改”長”為”短”，恰到好處，符合當時情境，所以最后贏得了陣陣掌聲。

　　增添內容、延長時限。如，班主任在班會上原本打算就考風考紀問題發表簡短的講話，但在講話過程中卻發現有些同學心不在焉，沒有引起足夠的重視，這時候就可以在影響整個工作進程的前提下增加信息量，適當延長時限，通過生動舉例等方法較為詳細地予以說明，以達到講話的預期目的。這里要特別強調的是，這種臨時增添內容、延長時限的機變在演講中具體運用時，一定要考慮兩個方面的因素：一是必要，二是適當。二者缺一不可，否則就是”磨洋工”，就是人人厭憎的”又臭又長的懶婆娘的裹腳布。”

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