淺談物資采購計劃準(zhǔn)確性的分析與思考論文
物資采購計劃是企業(yè)的一項重要工作，其準(zhǔn)確性直接關(guān)系到企業(yè)運(yùn)營成本。制定計劃做到數(shù)量準(zhǔn)確、操作性強(qiáng)、儲備合理，在確保企業(yè)正常運(yùn)行的同時，最大限度地降低采購成本，使企業(yè)運(yùn)行成本處于理想狀態(tài)，為企業(yè)提供強(qiáng)有力的市場競爭力。
一、充分明確物資采購計劃是物資管理的重要環(huán)節(jié)和控制物耗的重要手段
做為企業(yè)運(yùn)行的關(guān)鍵就是物資供應(yīng)，而物資供應(yīng)的手段就是物資采購計劃。我們有必要了解物資采購計劃是怎樣形成的。一般來講，各生產(chǎn)廠礦根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)推算出年物資消耗總量，上報主管物資管理部門。物資管理部門根據(jù)各生產(chǎn)廠礦進(jìn)行物資需求匯總，并根據(jù)各廠礦歷年物資消耗狀況，結(jié)合現(xiàn)有庫存、物資消耗定額等因素，制定出本單位年度物資采購計劃。計劃形成后，就將做為企業(yè)未來一年時間物資采購的依據(jù)，它具有很強(qiáng)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，企業(yè)的物資供應(yīng)必須按照物資供應(yīng)計劃來執(zhí)行。
企業(yè)生產(chǎn)成本的高低在很大程度取決于物資消耗量的多少，物資消耗與生產(chǎn)的產(chǎn)品數(shù)量存在著一定的比例關(guān)系，也就是說物資消耗越多，消耗定額就越高，生產(chǎn)成本也就“水漲船高”。據(jù)統(tǒng)計，有些產(chǎn)品，在產(chǎn)品制造成本中，物資消耗費(fèi)用所占的比重一般可高達(dá)60％-80％左右，可見物資消耗數(shù)量對于企業(yè)至關(guān)重要。而計劃本身所具有嚴(yán)肅性和權(quán)威性，可有效地控制生產(chǎn)單位的物耗水平。
二、充分掌握第一手資料是做好物資采購計劃的基礎(chǔ)
在一些企業(yè)，物資管理比較粗放，基本上是“管吃管添”的無序化管理，至于物資采購計劃也是“紙上談兵、裝模作樣”而已。在當(dāng)前激烈市場競爭下，誰成本低，誰就掌握了主動，這恰恰與物資采購計劃的準(zhǔn)確性密不可分。在制做采購計劃的前期要深入基層，開展調(diào)查研究。詳細(xì)地掌握本企業(yè)在未來的一年時間里產(chǎn)品的產(chǎn)量、庫存結(jié)構(gòu)、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、物資消耗定額等方面的資料，這樣才能比較準(zhǔn)確地核定出物資消耗的數(shù)量。
三、合理的庫存結(jié)構(gòu)是提高物資采購計劃準(zhǔn)確性的重要依據(jù)
“庫存”在英語里面有兩種表達(dá)方式：inventory和stock，它表示用于將來目的的資源暫時處于閑置狀態(tài)。在庫存理論中，根據(jù)物資需求的重復(fù)程度分為單周期庫存和多周期庫存。單周期庫存需求也叫一次性定貨，這種需求的特征是偶發(fā)性和物資生命周期短，因而很少重復(fù)定貨。多周期需求是在長時間內(nèi)反復(fù)發(fā)生，庫存需要不斷補(bǔ)充，在企業(yè)生產(chǎn)中多周期庫存比較普遍。而多周期庫存又分為獨立需求庫存與相關(guān)需求庫存兩種屬性。庫存結(jié)構(gòu)的合理化是以最經(jīng)濟(jì)的發(fā)法和手段從事庫存活動，并發(fā)揮其作用的一種庫存狀態(tài)及運(yùn)行趨勢。庫存合理化包括以下內(nèi)容：
1、庫存“硬件”配置合理化
庫存硬件是指各種用于庫存的基礎(chǔ)設(shè)施。實踐證明，如果設(shè)施和設(shè)備不足，不但庫存作業(yè)效率低，而且也不能對物資進(jìn)行有效維護(hù)和保養(yǎng)。因此，庫存“硬件”的配置應(yīng)以能夠有效地實現(xiàn)庫存職能，滿足生產(chǎn)和消耗需要為基準(zhǔn)，做到合理配置倉儲設(shè)施和設(shè)備。
2、組織管理科學(xué)化
庫存組織管理科學(xué)化有幾種表現(xiàn)：物資庫存量應(yīng)保持在合理的限度之內(nèi)，既不能缺少，也不能過多；少了不能滿足企業(yè)生產(chǎn)的需要，多了容易造成物資積壓，不利于企業(yè)物資周轉(zhuǎn)；物資存儲時間較短，周轉(zhuǎn)速度較快，能夠滿足企業(yè)生產(chǎn)需求，這就是科學(xué)合理的庫存結(jié)構(gòu)。
3、庫存結(jié)構(gòu)符合生產(chǎn)力的發(fā)展需要
從微觀上說，科學(xué)合理的庫存結(jié)構(gòu)指的是在數(shù)量和儲存時間上，庫存物資的品種和規(guī)格的比例關(guān)系基本上是協(xié)調(diào)的；從宏觀說，庫存結(jié)構(gòu)符合生產(chǎn)力發(fā)展的需要。合理的庫存結(jié)構(gòu)可以在降低儲存費(fèi)用和運(yùn)輸費(fèi)用以及提供保證能力等方面取得優(yōu)勢，科學(xué)合理的庫存結(jié)構(gòu)是保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的物資保障基礎(chǔ)。
四、設(shè)備運(yùn)行狀況決定了物資采購計劃準(zhǔn)確性的高低
對于國有大中企業(yè)來說大型機(jī)械設(shè)備運(yùn)行狀況直接影響企業(yè)生產(chǎn)成本，同時也客觀地決定了物資采購計劃準(zhǔn)確性的高低。比如：礦山用于運(yùn)輸?shù)拇笮蜕a(chǎn)汽車，它的每條輪胎使用時間為4400小時左右，而每條輪胎的價格近萬元。但是由于礦山開采不確定因素很多直接影響輪胎的使用時間。如：電鏟作業(yè)后留下的鏟窩，如不及時清理將給生產(chǎn)汽車的輪胎造成劃痕甚至破裂，從而使輪胎的使用時間大大降低。如果不嚴(yán)細(xì)管理，加強(qiáng)控制，嚴(yán)肅考核，那么不僅物資采購計劃的準(zhǔn)確性受到影響，企業(yè)的生產(chǎn)成本也會居高不下，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。因此，在做物資采購計劃的同時，必須充分考慮這些因素，計劃才能做到準(zhǔn)確合理。
五、從物資計劃源頭入手，引用數(shù)字化管理，努力降低企業(yè)生產(chǎn)成本
在物資管理中引入數(shù)字化管理，以系統(tǒng)控制論為指導(dǎo)，運(yùn)用工業(yè)自動控制理論，以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，通過規(guī)范工作流程，建立規(guī)章制度，整合管理資源，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程再造，力求做到管理業(yè)務(wù)透明化、管理層次扁平化、管理控制制度化和管理信息數(shù)字化。
1、在計劃控制上，信息系統(tǒng)依據(jù)企業(yè)年度預(yù)算指標(biāo)，按月均形成分類預(yù)算，限定月需求計劃。廠礦（車間）上報月需求計劃，經(jīng)廠礦物資主管部門、廠礦長、財務(wù)科網(wǎng)上三級審核后上傳計劃到采購部門。超過預(yù)算的計劃，信息系統(tǒng)自動鎖定無法輸入審核，保證當(dāng)期計劃的準(zhǔn)確性。
2、在合同控制上，采購人員接到廠礦月需求計劃后，不是簡單的直接采購，而是首先利用庫房管理系統(tǒng)，查詢當(dāng)時全部庫存信息，進(jìn)行利庫處理。如無庫存由計劃人員確定招標(biāo)采購方案，由采購人員在系統(tǒng)中起草機(jī)制采購合同文本，計劃員任何人無權(quán)修改中標(biāo)結(jié)果，必須由計算機(jī)管理人員負(fù)責(zé)更改基礎(chǔ)資料。
3、在入庫核銷上，采購人員依據(jù)廠礦計劃及采購合同，在網(wǎng)上開具入庫單。入庫單上標(biāo)明供應(yīng)商名稱、合同編號、品名規(guī)格、計量單位、入庫數(shù)量等。保管員直接在網(wǎng)絡(luò)上填寫實際交庫量，系統(tǒng)自動在合同中減去所開具的物資數(shù)量，避免超合同和無合同供貨現(xiàn)象的發(fā)生。保管員確認(rèn)入庫數(shù)量后，由系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)入財務(wù)管理系統(tǒng)，采購人員在財務(wù)系統(tǒng)中掛賬，通過執(zhí)行供應(yīng)商ABC分類付款辦法，對外付款。掛賬付款的制度化，減少了投標(biāo)方的回款顧慮，促進(jìn)了投標(biāo)方的積極性。實踐中表明，在物資采購中應(yīng)用數(shù)字化管理，會大大降低企業(yè)的生產(chǎn)成本。
總之，把計劃管理放在突出位置，充分發(fā)揮計劃管理的“龍頭”作用，實施計劃審核關(guān)口前移，就能編制出科學(xué)、合理的物資采購計劃，達(dá)到既保證生產(chǎn)、又不增加庫存的目的，企業(yè)就能在激烈的市場競爭下立于不敗之地。
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