為進一步規范學校綜合檔案管理，提高我校檔案綜合管理水平，擴大檔案的利用程度，節約成本，提高辦公效率，逐步實現檔案工作的自動化和網絡化的同時，確保在使用“希望之屋”檔案管理系統過程中檔案信息的真實性、準確性，以及網絡信息利用的安全性，特簽訂本承諾書。
一、部門專兼職檔案人員為“希望之屋”檔案管理系統的'用戶。部門負責人指定本部門專兼職檔案人員為該賬號的具體使用人；專兼職檔案人員向學校綜合檔案部門領取本部門賬號與初始密碼。其他個人如需申請賬號，必須書面向學校綜合檔案部門提出申請，方可成為該系統用戶。
二、用戶使用學校綜合檔案部門根據檔案管理要求為其設置賬號及密碼，不得使用其他用戶名登錄該系統，也不得轉讓給其他部門或其他人員使用，同時做好本部門或個人用戶密碼的保密工作。
三、用戶使用該賬號及密碼登錄檔案管理系統，并在其權限范圍內進行檔案查閱、錄入、上傳、打印等操作。
四、用戶進行查閱檔案時，應遵守《廣州中醫藥大學檔案保密制度》，不得泄密，不得對檔案網絡資源進行惡意下載、復制、傳播等操作。
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五、用戶在錄入本部門檔案材料時，應按照學校綜合檔案部門的要求，按規定進行錄入及上傳，不得提供虛假、缺漏的文件信息，應保證所錄入的檔案資料的真實性、完整性、準確性。
六、各部門如因工作需要，須增加賬號或使用權限，應說明理由并以書面形式向學校綜合檔案部門申請，經學校綜合檔案部門審核后方可增加。
七、當本部門的專兼職檔案人員發生變更時，該部門負責人應及時安排其他人員接手其賬號及密碼，并上報學校綜合檔案部門。
八、其他個人用戶如因工作崗位變更，也必須及時報學校綜合檔案部門，由檔案部門根據實際更改或取消該賬號及其權限。
九、用戶不得做任何有害網絡安全的操作。
十、用戶應遵守《大學校園網絡管理暫行條例》及學校其他各項網絡信息安全管理制度和管理條例。
十一、學校檔案綜合管理部門有權對用戶及其權限進行更改或取消，用戶不得有任何異議。
如有違反上述行為，學校綜合檔案部門將有權對用戶的權限進行更改或取消等設置，甚至取消其賬號。同時，用戶將自愿承擔全部責任。
檔案管理系統使用部門：
部門負責人：
部門專兼職檔案人員(簽名)：
電 話：
時 間： 201X年 月 日
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